A kihívás#
A Balázs Kicks egy magyar sneaker nagykereskedés, amely limitált kiadású és keresett modellekkel kereskedik. A sneaker piac sajátossága, hogy a kínálat rendkívül gyorsan változik: egy-egy limitált kiadású modell néhány óra alatt elfogyhat a disztribútoroknál, és az árak drámaian ingadozhatnak a kereslet-kínálat függvényében. Aki lassú a beszerzésben, az lemarad a legjobb tételekről — ebben az iparágban a sebesség közvetlen bevételt jelent.
A beszerzés nemzetközi: európai és amerikai disztribútoroktól érkeznek az árlisták — angolul, különböző formátumokban (Excel, PDF, néha email szövegben), három pénznemben (HUF, EUR, USD). A beszállítók között van, aki heti rendszerességgel küld frissített katalógust, van, aki csak alkalmanként, amikor új szállítmány érkezik. Egységes formátum nem létezik: az egyik beszállító Excel-táblát küld színkódokkal, a másik PDF-katalógust termékfotókkal, a harmadik pedig egyszerűen beír néhány sort egy emailbe. A csapatnak minden esetben kézzel kellett kinyernie az adatokat és átvezetni a saját rendszerükbe.
A csapat naponta órákat töltött az adatok kézi szinkronizálásával. A beszerzési árlistákat egyesével kellett átvezetni Excelbe, az árfolyamot kézzel kalkulálni, a termékeket egyesével felvinni a Shopify webshopba, és minden egyes termékhez vonalkódot generálni és nyomtatni. Ez a manuális munka nemcsak időigényes volt, hanem szisztematikusan visszatartotta a céget a növekedéstől: a feldolgozási kapacitás a csapat méretéhez volt kötve, nem a piaci lehetőségekhez.
A legnagyobb kihívás a multi-currency kezelés volt. Az árfolyamok naponta változnak, és a sneaker piacon az árazás kulcsfontosságú: ha túl magas az ár, a vevő máshol vesz; ha túl alacsony, a margin eltűnik. A kézi árkalkuláció nem csak lassú volt, hanem hibára is hajlamos — egy rossz tizedesvessző több tízezer forintos veszteséget jelentett. A problémát tovább bonyolította, hogy a vevők egy része forintban, más része euróban, megint mások dollárban fizet, és mindhárom árat egyszerre kellett naprakészen tartani a webshopban.
Ráadásul a cég két különálló területen működik: a beszerzés (nemzetközi árlisták feldolgozása, árazás) és az értékesítés (webshop, szerződések, raktár). Mindkettőt automatizálni kellett, de eltérő logikával. Az értékesítési automatizációról a testvérmárkánál, az OnSize-nál írtunk részletesen.
Miért pont ez a megoldás?#
A sneaker beszerzési árlisták rendkívül változatosak: van, ami Excel tábla 200 sorral, van, ami PDF katalógus képekkel, és van, ami egyszerű email szöveg árazással. Hagyományos automatizációval (pl. CSV import) csak az Exceleket lehetett volna kezelni — a PDF-eket és az email szövegeket továbbra is kézzel kellett volna feldolgozni, ami a beszállítói kommunikáció jelentős részét teszi ki.
Az OpenAI API integrációval viszont bármilyen formátumú árlistát képesek vagyunk feldolgozni: az AI kiolvassa a termékneveket, méreteket és árakat, és strukturált adattá alakítja. Az AI nem egyszerűen szöveget másol ki — megérti a kontextust, felismeri, hogy egy szám méret vagy ár, és képes kezelni az eltérő oszlopsorrendeket, elnevezéseket és formázási logikákat. Ugyanez a technológia kalkulálja az árfolyamot is, az MNB napi középárfolyamát használva.
A megoldás részletesen#
9 n8n workflow-t építettünk, amelyek a teljes üzleti folyamatot lefedik. Itt a beszerzési és készletkezelési oldalt mutatjuk be.
Beszállítói árlista AI feldolgozás
A csapat feltölti az árlistát — legyen az Excel, PDF vagy egyszerű szöveges email. Az OpenAI API elemzi a dokumentumot és kinyeri:
- Terméknevet és modellt (márka, szín, kollekcó)
- Elérhető méreteket és mennyiségeket
- Beszerzési árat az eredeti pénznemben (EUR vagy USD)
A feldolgozás másodpercek alatt megtörténik, függetlenül a formátumtól. Az AI-nak megadtuk a sneaker iparág terminológiáját: ismeri a gyakori márkaneveket, a méretezési rendszerek közötti különbségeket (EU/US/UK) és az iparágspecifikus rövidítéseket (pl. DS = deadstock, GS = grade school méret). Ez azért kritikus, mert egy félreértelmezett méretjelölés rossz terméket eredményezne a webshopban. A rendszer bizonytalanság esetén jelzi a csapatnak, hogy manuális ellenőrzés szükséges — inkább kérdez, mintsem hibásan dolgozzon fel egy tételt.
Automatikus árfolyam kalkuláció
A rendszer az MNB napi középárfolyamán kiszámolja mindhárom pénznem értékét (HUF, EUR, USD), hozzáadja az előre beállított margin-t, és kerekíti a végső eladási árat. Az árfolyam naponta automatikusan frissül — a csapatnak nem kell foglalkoznia vele. A workflow minden reggel 7-kor lekérdezi az MNB nyilvános API-ját, és ha az árfolyam megváltozott, az összes érintett termék ára automatikusan újrakalkulálódik.
Fontos: a margin mértéke termékkategóriánként eltérő (limitált kiadás vs. általános), ezt a rendszer automatikusan kezeli a termék típusa alapján. A limitált kiadású cipőknél magasabb margint alkalmazunk, mert ezek piaci ára gyorsabban emelkedik. A rendszer emellett figyelembe vesz egy minimális forintosított árat is, hogy a kerekítés után a végső ár piaci szempontból esztétikus legyen (pl. 42 900 Ft, nem 42 837 Ft).
Vonalkód generálás és készletkezelés
Minden új termék automatikusan egyedi vonalkódot kap (EAN-13 formátum). A vonalkód tartalmazza a termék azonosítóját, amit a raktárban szkennelve azonnal látható a teljes termékinformáció: modell, méret, beszerzési ár, eladási ár és aktuális készlet. A vonalkód generálása az Airtable rekord létrehozásával egyidőben történik, így a termék a rendszerbe kerülésének pillanatától nyomon követhető.
A készlet valós időben szinkronizálódik a Shopify webshop és az Airtable között. Ha a raktárban beérkezik egy szállítmány, a szkennelés után a webshop készlete automatikusan frissül. A batch nyomtatás funkció lehetővé teszi, hogy egy teljes szállítmány vonalkód címkéit egyszerre generáljuk és nyomtassuk, ami korábban darabonként történt. A raktári csapat számára ez az egyetlen lépés, amit manuálisan kell végezniük: a szkennelés.
Shopify szinkron — webshop mindig naprakész
Az Airtable-ben véglegesített termékek automatikusan megjelennek a Shopify webshopban: név, leírás, ár (mindhárom pénznemben), képek, méretek és készlet. Ha bármi változik az Airtable-ben — akár az ár, akár a készlet — a webshop perceken belül frissül.
A szinkronizáció kétirányú: ha a Shopify-ban történik egy eladás, az Airtable készlete is azonnal csökken. Ez megakadályozza a túlértékesítést — ami a sneaker piacon különösen kellemetlen, mert a limitált tételeket nehéz vagy lehetetlen pótolni. A rendszer figyeli a kritikus készletszinteket is, és értesítést küld a csapatnak, ha egy keresett modellből kevés maradt raktáron, hogy időben dönthessenek az utánpótlásról.
Előtte–utána#
- Kézi árkalkuláció Excelben, 3 pénznem manuálisan
- Árlista feldolgozás: 30-60 perc/beszállító
- Vonalkód generálás: egyenként, kézi címkézés
- Shopify frissítés: termékenként kézi felvitel
- Árfolyam frissítés: reggel kézi ellenőrzés
- Automatikus kalkuláció MNB árfolyamon, 3 pénznem
- AI feldolgozás: < 2 perc bármilyen formátumból
- Automatikus vonalkód generálás, batch nyomtatás
- Azonnali Shopify szinkron Airtable-ből
- Napi automatikus árfolyam frissítés
Termékkatalógus — Airtable nézet (multi-currency)
| Termék | Méret | Besz. ár (EUR) | HUF ár | EUR ár | USD ár | Készlet | Vonalkód |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nike Dunk Low Panda | 42 | €89 | 42 900 Ft | €109 | $119 | 3 db | 5901234... |
| Adidas Samba OG | 43 | €75 | 35 900 Ft | €95 | $99 | 7 db | 5901234... |
| New Balance 550 | 41 | €95 | 45 900 Ft | €119 | $129 | 2 db | 5901234... |
| Nike Air Max 90 | 44 | €110 | 52 900 Ft | €139 | $149 | 5 db | 5901234... |
Az árak automatikusan frissülnek az MNB napi árfolyam alapján. A margin kategória (limitált/standard) automatikusan beállítódik.
Az eredmény számokban#
| Metrika | Korábban | Most |
|---|---|---|
| Árlista feldolgozás | 30-60 perc/beszállító | < 2 perc (AI) |
| Árfolyam kalkuláció | Kézi, hibára hajlamos | Automatikus, MNB alapján |
| Vonalkód generálás | Egyenként, kézi | Batch, automatikus |
| Shopify frissítés | 5-10 perc/termék | Valós idejű szinkron |
| Készlet pontossága | ~90% (kézi számolás) | 99%+ (automatikus) |
A csapat az operatív munkából felszabaduló időt a beszerzési kapcsolatokra és az ügyfélszolgálatra tudja fordítani. Az árkalkuláció pontos, a készlet mindig naprakész, a vonalkódrendszer leegyszerűsítette a raktári munkát. A korábban napi 3-4 órás adminisztrációs teher gyakorlatilag megszűnt, és a csapat képes lett kétszer annyi beszállítói ajánlatot feldolgozni ugyanannyi idő alatt — ami közvetlenül szélesebb termékkínálatot és magasabb forgalmat eredményezett.
Hogyan alkalmazd a saját cégedben#
Ha nemzetközi beszerzéssel dolgozol, három dologra figyelj:
-
Árfolyam automatizálás: Ne kézzel nézd meg az árfolyamot. Az MNB, az ECB vagy a Wise API-ja ingyenesen elérhető, és n8n-nel percek alatt bekötöd. Állíts be egy napi ütemezett workflow-t, amely reggel lekérdezi az aktuális árfolyamot és frissíti az összes érintett árat. Ha a napi árfolyamingadozás egy bizonyos küszöbértéket meghalad (pl. 2%), a rendszer értesítést is küldhet, hogy felülvizsgáld a marginokat. Ez különösen fontos, ha viszonylag alacsony marginnal dolgozol, ahol egy nagyobb árfolyammozgás könnyen felemésztheti a nyereséget.
-
Vonalkód rendszer: Még ha kicsi a készleted, is megéri vonalkódot használni. Az EAN-13 generálás automatizálható, és a raktári munka azonnal egyszerűbb lesz. Nem kell drága szkenner — egy okostelefon applikáció is elég. A vonalkódos rendszer igazi ereje akkor mutatkozik meg, ha a vállalkozás növekedésnek indul: a manuális készletkövetés egy bizonyos tételméreten túl fenntarthatatlanná válik, és utólag bevezetni a rendszert sokkal fájdalmasabb, mint az elejétől fogva használni.
-
Egyetlen igazság forrás: Válassz ki egy rendszert (Airtable, Google Sheets, vagy bármi), ahol a termékadatok "élnek", és minden más rendszert onnan szinkronizálj. Ne legyen két helyen eltérő ár vagy készlet. Ha az Airtable az igazság forrása, akkor a Shopify, a raktári rendszer és a számlázó is onnan kapjon adatot — soha ne fordítva. Ez a megközelítés elsőre bonyolultabbnak tűnhet, de hosszú távon megszünteti a "melyik ár a helyes?" típusú kérdéseket, amelyek a legtöbb kereskedésnél napi szinten okoznak fejfájást.
Webshopot üzemeltetsz és hasonló kihívásokkal küzdesz? Foglalj ingyenes konzultációt — megmutatjuk, hol tudsz azonnal időt spórolni.
Tech stack#
| Eszköz | Szerepe |
|---|---|
| n8n | 9 workflow: beszerzés, árazás, készlet, Shopify szinkron |
| OpenAI API | Árlista feldolgozás bármilyen formátumból |
| Shopify | Webshop platform, multi-currency árazással |
| Airtable | Központi termékkatalógus és készletkezelés |