A kihívás#
Az OnSize egy sneaker értékesítő cég, amely egyedi és limitált kiadású cipőkkel kereskedik. A sneaker resale piac sajátossága, hogy a termékek értéke messze meghaladhatja a gyári árat — egy limitált Nike Dunk vagy egy kollaborációs New Balance modell ára a többszörösére is nőhet a megjelenés után. Ilyen összegek mellett a vevők joggal várják el a precíz dokumentációt, és a cég saját érdekeit is ez védi.
Minden egyes eladásnál adásvételi szerződést kell készíteni — ez nem opcionális, hanem az üzletmodell szerves része. A sneaker resale piacon az autentikusság a legfontosabb kérdés: a vevő számára a szerződés egyben garancia arra, hogy eredeti terméket kap, az eladó számára pedig jogi védelem arra az esetre, ha a vevő később vitatná a tranzakciót. A szerződés rögzíti a termék pontos azonosítóit (modellszám, méret, szín, állapot), az árat, és a felek jogait — mindez elengedhetetlen, ha értékes, egyedi darabokról van szó. Emellett a magyar kereskedelmi jogszabályok is megkövetelik, hogy az ilyen jellegű tranzakciók megfelelően dokumentálva legyenek, különösen ha a termék értéke meghalad egy bizonyos küszöböt.
A korábbi folyamat rendkívül munkaigényes volt: rendelés beérkezése a Shopify-ból, Word dokumentum megnyitása, vevő adatok kézi beírása a sablonba, termék adatok másolása az Airtable-ből, formázás ellenőrzése, PDF generálás, email küldés a vevőnek, készlet kézi frissítés a webshopban, majd a raktár értesítése szóban vagy chat üzenetben. Egy-egy rendelés feldolgozása 15-20 percet vett igénybe, és a hibalehetőségek száma gyakorlatilag végtelen volt.
A kritikus pont a szerződésgenerálásnál volt. Egy elgépelt termékszám, rossz ár, vagy hiányzó adat a szerződésben jogi problémákat okozhat — gondoljunk csak arra, amikor egy 89 900 Ft-os cipőnél véletlenül 8 990 Ft kerül a szerződésbe. A kézi munka nem tudta garantálni a hibátlanságot, különösen csúcsidőszakokban (új kollekció megjelenés, Black Friday), amikor naponta 10-15 vagy akár 20 szerződést kellett elkészíteni. Ilyenkor a csapat az időnyomás miatt hajlamos volt „gyorsítani", ami tovább növelte a hibaarányt. A javítás is időigényes volt: hibás szerződésnél a vevővel egyeztetni kellett, újat generálni és újraküldeni — ez egy-egy esetben további 15-20 percet vett el.
Hasonló rendszert a beszerzési oldalon a Balázs Kicks számára is építettünk — ott a nemzetközi beszerzés, a multi-currency árkalkuláció és a vonalkódos készletkezelés volt a fókusz. Az OnSize-nál viszont kizárólag az értékesítési folyamat automatizálása volt a cél: a rendelés beérkezésétől a szerződésgeneráláson át a csomagolásig és kiszállításig minden lépést le kellett fedni.
Miért pont ez a megoldás?#
Sok cég használ Word sablonokat, amiket kézzel töltenek ki. Ez három okból problémás:
- Emberi hiba: Elgépelés, rossz ár, hiányzó adat — bármi előfordulhat, ha napi 10-15-ször kell kitölteni
- Idő: Egy sablon kitöltése 5-8 perc, a formázás és PDF konvertálás további 2-3 perc
- Verzió kezelés: Melyik az aktuális sablon? Ki módosította utoljára? Honnan tudom, hogy a legfrissebbet használom?
Az automatikus rendszer a rendelés adataiból generálja a szerződést, tehát nincs kézi adatbevitel, nincs elgépelés, és mindig az aktuális sablon fut.
A megoldás részletesen#
6 n8n workflow-t építettünk, amelyek az értékesítési oldal teljes folyamatát lefedik — a rendelés beérkezésétől a csomag feladásáig. Szemben a Balázs Kicks beszerzési rendszerével — ahol az árlisták feldolgozása és a multi-currency árazás a központi kérdés — itt a rendelés véglegesítése, a jogi dokumentáció és a logisztikai koordináció áll a középpontban. A workflow-k egymásra épülnek: az egyik kimenetele a következő bemenete, így a teljes lánc emberi beavatkozás nélkül is végigfut.
Rendelés beérkezés és validáció
Amikor a Shopify webshopban új rendelés érkezik, a webhook azonnal elindítja az n8n workflow-t. A rendszer egy komplex validációs lépést hajt végre: ellenőrzi, hogy a megrendelt termék valóban készleten van-e az Airtable-ben, helyes-e a vevő szállítási címe (az ország és irányítószám egyezik-e), és melyik fizetési mód lett kiválasztva. Ha minden rendben, a rendelés automatikusan „Feldolgozás alatt" státuszba kerül, és elindul a következő workflow. Ha probléma van — például nincs készleten a termék, mert az utolsó darabot időközben más vásárolta meg — a csapat azonnali értesítést kap a teendőkkel és a vevő elérhetőségével, hogy gyorsan tudjon reagálni.
Adásvételi szerződés automatikus generálás
Ez a rendszer szíve, és egyben a legnagyobb értéke. A workflow négy forrásból gyűjti össze az adatokat egyetlen PDF-be:
- A vevő adatait a Shopify rendelésből (név, cím, email, telefonszám)
- A termék adatait az Airtable-ből (teljes név, modellszám, méret, szín, állapot)
- Az árazást (vételár, szállítási költség, összesen)
- Az egyedi azonosítókat (rendelésszám, szerződésszám, dátum)
Ezekből az adatokból a rendszer automatikusan generál egy PDF adásvételi szerződést, a cég jogi csapata által jóváhagyott sablont használva. A szerződés tartalmazza a kötelező jogi záradékokat, a visszaküldési és elállási feltételeket, a termék egyedi azonosítóját és állapotleírását. A generált PDF-et a rendszer automatikusan archiválja az Airtable-ben és csatolja a rendeléshez, így bármikor visszakereshető.
Készlet frissítés és Shopify szinkron
A rendelés véglegesítésekor a készlet automatikusan csökken az Airtable-ben, és ez a változás azonnal szinkronizálódik a Shopify webshopba. Ha az utolsó darab fogy el egy adott méretből, a termék automatikusan „Elfogyott" státuszba kerül a webshopon — nem kell kézzel módosítani, és nem fordulhat elő, hogy egy vevő már nem létező terméket rendel meg.
A rendszer figyeli a kritikus készletszinteket is: ha egy népszerű termékből 2 vagy kevesebb darab maradt, értesítést küld a beszerzési csapatnak, hogy időben tudjanak új készletet rendelni. Ezzel a proaktív megközelítéssel az OnSize elkerüli a „kifogyott" státuszt a legjobban fogyó termékeknél.
Raktár értesítés és csomagolási lista
A véglegesített rendeléshez a rendszer automatikus csomagolási listát generál és elküldi a raktárnak. A lista pontosan tartalmazza, hogy mit kell kiszedni a polcról (terméknév, méret, pontos polc pozíció a raktárban), hogyan kell csomagolni (standard csomagolás normál termékeknél, prémium dobozos csomagolás limitált kiadásoknál), és melyik futárszolgálatot kell használni a szállítási cím és a csomag értéke alapján.
A raktáros a telefonján kapja meg a feladatot egy egyszerű felületen, elvégzi a csomagolást, és egy gombnyomással jelzi a készet — ami automatikusan frissíti a rendelés státuszát a rendszerben és értesítést küld a vevőnek a csomagfeladásról, nyomkövetési számmal együtt.
Előtte-utána#
- Kézi szerződésírás Word sablonból: 10-15 perc/rendelés
- Elgépelések, rossz árak — heti 2-3 javítás
- Készlet frissítés kézi — nem mindig naprakész
- Raktár értesítés: chat üzenet vagy szóbeli
- Napi 2-3 óra adminisztráció az értékesítésnél
- Automatikus PDF generálás: < 30 másodperc/rendelés
- 0 hiba — a rendelés adataiból generálódik
- Valós idejű készlet szinkron (Airtable ↔ Shopify)
- Automatikus csomagolási lista + státusz tracking
- < 15 perc napi felügyelet az egész értékesítésen
Rendelés kezelés — Airtable nézet
| Rendelés | Vevő | Termék | Ár | Szerződés | Státusz |
|---|---|---|---|---|---|
| #OS-2247 | Tóth Márk | Nike Dunk Low, 43 | 52 900 Ft | 📄 PDF kész | ✅ Kiszállítva |
| #OS-2248 | Kiss Anna | Adidas Samba, 38 | 35 900 Ft | 📄 PDF kész | 📦 Csomagolás |
| #OS-2249 | Nagy Péter | NB 550 Ltd., 42 | 89 900 Ft | 📄 PDF kész | 💳 Fizetésre vár |
| #OS-2250 | Kovács Rita | Puma Suede, 40 | 28 900 Ft | ⚙️ Generálás... | ⏳ Feldolgozás |
Minden rendeléshez automatikusan generálódik az adásvételi szerződés. A PDF egy kattintással letölthető vagy emailben elküldhető a vevőnek. A szerződések az Airtable-ben archiválódnak, így bármely korábbi tranzakció dokumentációja másodpercek alatt visszakereshető.
Az eredmény számokban#
| Metrika | Korábban | Most |
|---|---|---|
| Szerződés generálás | 10-15 perc (kézi) | < 30 mp (automatikus) |
| Adathibák a szerződésben | Heti 2-3 | 0 |
| Rendelés feldolgozás teljes idő | 15-20 perc | < 2 perc |
| Készlet pontosság | ~85% | 99%+ |
| Raktár értesítés | Szóbeli/chat | Automatikus lista + tracking |
A rendszer bevezetése után az OnSize csapata az adminisztrációból felszabaduló napi 2-3 órát az ügyfélkapcsolatok építésére és a kínálat bővítésére tudja fordítani. A hibátlan szerződések növelték a vevői bizalmat — többen visszatérő vásárlóvá váltak, mert tudták, hogy professzionális dokumentációt kapnak. Az automatikus raktár értesítés lerövidítette a kiszállítási időt átlagosan egy munkanappal, ami a sneaker piacon, ahol a vevők türelmetlenek és a gyorsaság versenyelőny, különösen fontos.
Hogyan alkalmazd a saját cégedben#
Az automatikus dokumentum generálás nem csak e-commerce-ben hasznos. Bármilyen cég profitálhat belőle, ahol ismétlődő, sablon-alapú dokumentumokat kell készíteni:
- Ingatlan: Bérleti szerződések, adásvételi előszerződések, átadás-átvételi jegyzőkönyvek
- Szolgáltatás: Megbízási szerződések, árajánlatok, teljesítés-igazolások
- Kereskedelem: Adásvételi szerződések, szállítólevelek, garancialevelek
- HR: Munkaszerződések, megállapodások, kinevezési okiratok
A technikai megvalósítás egyszerű: egy sablon (HTML vagy docx), amibe az n8n behelyettesíti a változó adatokat, és PDF-et generál. A sablon módosítása nem igényel fejlesztőt — a cég jogi csapata bármikor frissítheti a szöveget, és a rendszer azonnal az új verziót fogja használni.
Ha automatizálnád a dokumentum generálást a cégedben, foglalj ingyenes konzultációt.
Tech stack#
| Eszköz | Szerepe |
|---|---|
| n8n | 6 workflow: rendelés, szerződés, készlet, raktár, értesítés |
| Shopify | Webshop platform, webhook-alapú integráció |
| Airtable | Rendelés dashboard, készlet, és szerződés nyilvántartás |
| OpenAI API | Termékleírás generálás és kategorizálás |