A számlázás egyike azoknak a feladatoknak, amit minden cég csinál, és szinte minden cég kézzel. Megnyitod a Számlázz.hu-t vagy a Billingót, beírod az adatokat, letöltöd a PDF-et, elküldöd emailben, aztán emlékezteted magad, hogy két hét múlva ellenőrizd, befizették-e. Ha nem, írsz egy emlékeztetőt. Ha akkor sem, hívod a partnert. Ha havonta 50 számlát kezelsz, ez könnyen havi 15-20 óra.
Ez a cikk arról szól, hogyan lehet ezt az egész folyamatot automatizálni, a magyar számlázórendszerekkel kompatibilisen, a NAV online számla kötelezettség figyelembevételével.
Vállalkozóknak, akik Számlázz.hu-t vagy Billingót használnak, és elegük van a kézi számlázásból. Webshop tulajdonosoknak, akik minden rendelés után külön állítják ki a számlát. Szolgáltatóknak, akik havonta ugyanazoknak az ügyfeleknek számlázzák le ugyanazt az összeget.
A probléma: miért eszik meg ennyi időt a számlázás?#
Mert nem egyetlen lépés. Egy számla kiállítása önmagában 2-3 perc. De a teljes folyamat:
- Adatgyűjtés: Ki az ügyfél? Mi a pontos tételösszeg? Milyen ÁFA kulcs? Milyen fizetési határidő?
- Kiállítás: Bejelentkezés a számlázóba, adatok begépelése, ellenőrzés, számla véglegesítés
- Kiküldés: PDF letöltés, email megírás, csatolás, küldés (vagy a számlázó beépített küldése)
- Nyomon követés: Befizette-e a partner? Lejárt a határidő? Emlékeztető küldés
- Könyvelésre előkészítés: Számla sorszám, dátum, összeg rögzítése a nyilvántartásba
- NAV jelentés: Online számla adatszolgáltatás (a Számlázz.hu és Billingo ezt automatikusan intézik, de ha más rendszert használsz, ez külön lépés)
Egyetlen számla: 5-10 perc. Havi 50 számla: 4-8 óra. Ehhez jönnek az emlékeztetők, a kintlévőség-kezelés, a havi riportok. Összeadva: havi 15-25 óra.
Milyen automatizációs forgatókönyvek léteznek?#
Az alábbiakban 5 tipikus forgatókönyvet mutatunk be, amiket magyar KKV-knál rendszeresen építünk.
1. Webshop rendelés eseten automatikus számlakiállítás#
Ez a leggyakoribb igény webshop üzemeltetőknél. Amikor egy vásárló lead a rendelést és fizet, a számla automatikusan kiállítódik és elküldődik.
Hogyan működik:
- A webshop (Shoprenter, WooCommerce, Shopify) webhook-on értesíti a Make.com-ot vagy n8n-t
- Az automatizáció létrehozza a számlát a Számlázz.hu-ban vagy a Billingóban (API-n keresztül)
- A kész számla PDF-ként csatolódik az értesítő emailhez
- A számla adatai bekerülnek a könyvelési nyilvántartásba (Airtable, Google Sheets)
A Mindwell webshopnál pontosan ezt a megoldást használjuk: a rendelés beérkezésétől a számla kiküldéséig minden automatikus, emberi beavatkozás nélkül. A részleteket a rendeléskezelés esettanulmányban írtuk le.
2. Ismétlődő számlázás (recurring billing)#
Ha havi rendszerességgel ugyanannak az ügyfélnek ugyanazt az összeget számlázod, ez a folyamat teljesen automatizálható.
Hogyan működik:
- Egy Airtable vagy Google Sheets táblában nyilvántartod az ismétlődő számlákat: ügyfél, összeg, gyakoriság, következő számlázási dátum
- Minden hónap elején (vagy a beállított napon) a workflow végigmegy a listán
- Kiállítja a számlát, elküldi emailben, és beállítja a következő dátumot
- Ha a fizetési mód átutalás, a workflow figyeli a bankszámlát, és beérkezéskor automatikusan lezárja a számlát
Megtakarítás: Ha havi 20 ismétlődő számlád van, ez havi 2-3 óra kézi munka. Automatizálva: 0 perc.
3. Fizetési emlékeztetők automatikusan#
Ez az egyik leggyorsabban bevezethető automatizáció, és azonnal mérhető hatása van.
Hogyan működik:
- A workflow naponta ellenőrzi a nyitott számlákat
- 3 nappal a lejárat előtt: udvarias emlékeztető ("A számla hamarosan lejár")
- A lejárat napján: határozott értesítés ("A fizetési határidő ma jár le")
- 7 nappal a lejárat után: első felszólítás ("A számla lejárt, kérjük mielőbb rendezd")
- 14 nappal a lejárat után: második felszólítás, komolyabb hangnemben
- 30 nappal a lejárat után: értesítés a cég vezetőjének, hogy szükséges manuális beavatkozás
Minden email sablonos, de személyre szabott (ügyfél neve, számla száma, összeg, lejárat). A hangnem fokozatosan komolyodik, de végig professzionális marad.
A legtöbb késedelmes fizetés nem rosszhiszeműség, hanem feledékenység. Az ügyfél egyszerűen elfelejti. Egy automatikus emlékeztető 3 nappal a lejárat előtt a legtöbb esetben elég ahhoz, hogy időben fizessen. A tapasztalatunk az, hogy az automatikus emlékeztetők bevezetése után a késedelmes fizetések száma 25-40%-kal csökken az első hónapban.
4. Bejövő számlák automatikus feldolgozása#
Ez nem a kimenő, hanem a bejövő számlák kezelése. Ha havi rendszerességgel kapsz számlákat beszállítóktól, alvállalkozóktól, szolgáltatóktól, ezt is automatizálhatod.
A Murabau Kft. projektjében Mistral AI OCR-rel építettünk rendszert a bejövő számlák feldolgozására. A munkatárs feltölti a PDF-et, az AI kinyeri az adatokat (kiállító, összeg, tételek, fizetési határidő), és automatikusan rögzíti a nyilvántartásban. A feldolgozási idő 5-10 percről kevesebb mint 1 percre csökkent.
A technikai részleteket az AI OCR számlafeldolgozásról szóló cikkben írtuk le.
5. Havi pénzügyi riport#
Hónap végén automatikus összesítő a kiállított számlákról, a beérkezett fizetésekről, a kintlévőségekről és a kiadásokról.
Hogyan működik:
- A workflow hónap utolsó napján összegyűjti az adatokat a számlázóból, a bankszámláról és a nyilvántartásból
- Generál egy összesítő riportot: bevétel, kiadás, kintlévőségek, TOP 10 ügyfél, fizetési arány
- Elküldi emailben a cég vezetőjének és a könyvelőnek
- Ha van anomália (pl. a bevétel 20%-kal alacsonyabb az előző hónapnál), külön figyelmeztető jelzést ad
A magyar számlázórendszerek API lehetőségei#
A jó hír az, hogy a két legnagyobb magyar online számlázó is rendelkezik API-val, amit az automatizációs eszközök könnyen kezelnek.
Számlázz.hu API#
A Számlázz.hu API-ja az egyik legjobban dokumentált magyar API. Támogatja a számla létrehozását, módosítását, sztornózását, a fizetési státusz kezelését és a számlák lekérdezését. A Make.com-ban dedikált Számlázz.hu modul van, tehát drag-and-drop módon bekötheted az automatizációba.
Amit automatizálhatsz:
- Számla kiállítás (proforma, normál, végszámla)
- Számla emailben küldés
- Fizetési státusz lekérdezés
- Számla sztornó
- Díjbekérő kiállítás
A NAV online számla adatszolgáltatás automatikusan megtörténik a Számlázz.hu-n keresztül, ezzel nem kell külön foglalkoznod.
Billingo API#
A Billingo API szintén átfogó: számlák, partnerek, termékek, fizetési módok mind kezelhetők rajta keresztül. A Make.com-ban Billingo modul is van, és az n8n-ben HTTP node-dal szintén könnyen használható.
Amit automatizálhatsz:
- Számla kiállítás minden típusban
- Partner adatok kezelés (létrehozás, frissítés)
- Visszatérő számlázás (recurring)
- Fizetettség beállítás
- Számla exportálás (PDF, XML)
NAV Online Számla#
A NAV online számla adatszolgáltatás 2020 óta kötelező minden belföldi, 100 000 Ft feletti ÁFA tartalmú számlára (2024-től ÁFA-mentesekre is). Ha Számlázz.hu-t vagy Billingót használsz, ez automatikusan megy. De ha más rendszerből számlázol (pl. SAP, egyedi szoftver), vagy ha a bejövő számlák feldolgozásánál akarod használni a NAV adatokat, az API közvetlenül is elérhető.
A NAV Online Számla rendszeréből nemcsak bejelenteni lehet számlákat, hanem lekérdezni is. Ez azt jelenti, hogy automatikusan ellenőrizheted, egy partner valóban kiállította-e a számlát, amit kaptál tőle. Illetve a bejövő számlák adatait (amit a partner bejelentett a NAV-nak) felhasználhatod az automatikus könyvelési előkészítéshez.
A technikai felépítés#
Nézzük, hogyan néz ki egy tipikus számlázási automatizáció a gyakorlatban.
Trigger: mi indítja el a számlázást?
A trigger lehet:
- Webhook a webshopból (új rendelés, sikeres fizetés)
- Űrlap kitöltés (pl. megrendelőlap a weboldalon)
- Ütemezés (minden hónap 1-jén az ismétlődő számlák)
- Manuális indítás (egy gombnyomás az Airtable-ben vagy a CRM-ben)
- Email érkezés (a rendszer észleli, hogy számla érkezett mellékletként)
A legtöbb cégnél 2-3 trigger van egyszerre, mert különböző számlázási forgatókönyvek futnak párhuzamosan.
Adatok összegyűjtése és ellenőrzése
A workflow összegyűjti a számla adatait:
- Ügyfél adatok (név, cím, adószám) a CRM-ből vagy az Airtable-ből
- Tételek, mennyiségek, egységárak a rendelésből vagy a szolgáltatási megállapodásból
- ÁFA kulcs, fizetési mód, fizetési határidő a beállításokból
Fontos: Az adatokat érdemes ellenőriztetni a workflow-val, mielőtt a számla kiállítódik. Hiányzó adószám, érvénytelen cím, nulla összeg: ezeket a hibákat automatikusan ki kell szűrni. Ha valami nem stimmel, a workflow értesítse a felelős kollégát ahelyett, hogy hibás számlát állítana ki.
Számla kiállítás API-n keresztül
Az ellenőrzött adatokkal a workflow meghívja a Számlázz.hu vagy Billingo API-t, és kiállítja a számlát. A válasz tartalmazza a számla sorszámát és a PDF letöltési linkjét.
A kiállított számla adatai automatikusan bekerülnek a nyilvántartásba: számla sorszám, dátum, összeg, partner, fizetési határidő, státusz.
Kiküldés és nyomon követés
A számlát a rendszer automatikusan elküldi emailben (vagy a számlázó beépített küldési funkciójával, vagy egyedi emailben, ha szeretnéd testreszabni a szöveget).
Ettől a ponttól a nyomon követés is automatikus: a workflow figyeli a fizetési határidőt, és a fent leírt ütemezés szerint emlékeztetőket küld.
Valós példa: a Murabau esete#
A Murabau Kft. egy építőipari vállalkozás, ahol havi szinten 60-80 bejövő dokumentumot kezeltek kézzel: számlákat, teljesítési igazolásokat, szállítóleveleket. A feldolgozás dokumentumonként 5-10 percbe telt, a hibaarány havi 4-5 elgépelés volt.
Az AI OCR rendszerrel a feldolgozási időt dokumentumonként 1 perc alá csökkentettük, a havi adminisztrációs idő 8 óráról 30 percre esett. A felismerési pontosság 95% feletti, és a bizonytalan adatokat a rendszer megjelöli ellenőrzésre.
A megoldás nem csak a bejövő számlákra vonatkozott: a kimenő számlázást is automatizáltuk. A teljesítési igazolás jóváhagyása után a rendszer automatikusan kiállítja a részszámlát a Billingóban, a megfelelő tételekkel és összegekkel.
Ha hasonló építőipari vagy dokumentumfeldolgozási igényed van, az AI OCR cikkben részletesen leírtuk a technikai megoldást.
Mennyibe kerül a számlázás automatizálása?#
| Komponens | Költség |
|---|---|
| Számlázz.hu / Billingo előfizetés | Meglévő (nem kell extra) |
| Make.com (automatizáció) | 9-29 USD/hó |
| Airtable (nyilvántartás) | 0-20 USD/hó |
| Email küldés (Resend / AWS SES) | 0-5 USD/hó |
| Szoftverek összesen | 9-54 USD/hó (~4 000-22 000 Ft) |
| Bevezetés (szakértővel) | 150-400 ezer Ft (egyszeri) |
A megtérülés gyors. Ha havi 15 órát spórolsz a számlázáson, és az órád értéke (munkáltatói bruttó) 4 000 Ft, az havi 60 000 Ft megtakarítás. A szoftverköltség 4 000-22 000 Ft/hó. A bevezetés 2-4 hónap alatt megtérül. Ehhez jön a csökkent hibaarány és a kevesebb késedelmes fizetés.
Ha most kezded a számlázás automatizálását, az alábbi sorrendet javasoljuk:
- Fizetési emlékeztetők - ez a legegyszerűbb, és azonnal érezhető a hatása (kevesebb késedelmes fizetés)
- Ismétlődő számlák - ha vannak havi rendszerességgel kiállított számlák, ezeket automatizáld másodikként
- Webshop számlázás - ha webshopod van, ez a következő logikus lépés
- Bejövő számlák feldolgozása - ez a legtechnikaibb, de a legnagyobb időmegtakarítás
Az üzleti folyamatok automatizálása útmutatóban a teljes bevezetési folyamatot leírtuk, a priorizálástól a ROI számításig. Az 5 folyamat, amit minden KKV automatizálhat cikkben pedig a számlázáson kívül 4 másik terület automatizálását is bemutatjuk.
A 4 leggyakoribb hiba számlázás automatizálásakor#
1. Nincs hibakezelés#
Mi történik, ha a Számlázz.hu API nem elérhető? Ha az ügyfél adatai hiányosak? Ha a számlázó elutasítja a kérést? Ha nincs hibakezelés, a számla nem készül el, és te nem tudsz róla. Minden workflow-ban legyen legalább egy "ha valami nem sikerül, értesítsd emailben" ág.
2. Nem tesztelik éles adatokkal#
A tesztkörnyezetben minden működik, de élesben kiderül, hogy néhány ügyfélnek hiányzik az adószáma, vagy a terméknek nincs ÁFA kulcsa. Tesztelj valós adatokkal, és a hibákat javítsd ki, mielőtt teljes üzemre kapcsolsz.
3. A NAV adatszolgáltatásról megfeledkeznek#
Ha nem Számlázz.hu-t vagy Billingót használsz (hanem pl. egyedi rendszert), a NAV online számla adatszolgáltatásról külön gondoskodnod kell. Ez nem opcionális: a NAV bírságolhat, ha az adatszolgáltatás hiányzik vagy késik.
4. A könyvelőt nem vonják be#
A könyvelőd az, aki az adatokkal dolgozik. Ha az automatizáció olyan formátumban vagy struktúrában állítja elő az adatokat, amit a könyvelő nem tud kezelni, a megtakarítás egy része elvész. Egyeztesd a könyvelővel, milyen adatokra van szüksége, milyen formátumban, és milyen gyakorisággal.
Összegzés#
A számlázás automatizálása nem rakétatudomány. A magyar számlázórendszerek (Számlázz.hu, Billingo) API-ja kiforrott, az automatizációs eszközök (Make.com, n8n) dedikált modulokkal támogatják őket, és a bevezetés jellemzően 1-2 hét.
A legfontosabb tanulságok:
- Kezdd a fizetési emlékeztetőkkel. Ez a legkisebb befektetés a legnagyobb azonnali hatással.
- Automatizáld az ismétlődő számlákat. Ha havonta ugyanazokat a számlákat állítod ki, ez percek alatt megoldható.
- Gondolj a bejövő számlákra is. A kimenő számlák automatizálása a nyilvánvaló első lépés, de a bejövő számlák feldolgozása is komoly időmegtakarítás.
- Építs hibakezelést minden workflow-ba. A számlázás az a terület, ahol egy hiba pénzbe kerül.
- Vond be a könyvelődet. A legjobb automatizáció az, ami a könyvelőnek is megkönnyíti az életét.
Ha szeretnéd a céged számlázását automatizálni, az üzleti automatizáció szolgáltatásunk keretében felmérjük a jelenlegi folyamataidat, kiválasztjuk a legjobb eszközöket, és 2 hét alatt beüzemeljük a rendszert.